文書管理システム 費用相場・料金比較一覧

多くの文書管理システムでは、1人から利用できるプランや、少人数向けの無料・低価格プランがあります。ただし、最低ライセンス数を設定した製品もあるため、実際の利用人数で年間総額を試算してみましょう。

短期間・小規模で始めるなら、初期費用を抑えやすいクラウド型が適しています。長期利用では買い切り型が有利になることもありますが、サーバー、保守、更新費用を含めて比較してください。

紙文書のスキャンや索引項目の入力を外部へ依頼すると、文書数やページ数に応じて費用が増えます。電子化する文書を保存義務や利用頻度で絞ると、初期費用を抑えやすくなります。

文書管理システムの中には、電子帳簿保存法への対応機能を標準搭載する製品もあれば、専用プランやオプションが必要な製品もあります。検索要件、訂正・削除履歴、タイムスタンプなど、必要な機能が料金に含まれるか確認してください。

見積もりを比較する際は、利用ユーザー数、保存容量、年間文書増加量、必要機能、導入形態を同じ条件にそろえましょう。データ移行、スキャン、保守、外部連携を含む初年度総額と次年度以降の費用を比較しましょう。