ワークフローシステムを効果的に活用するには、申請入口・社内ポータルや社内基盤・グループウェア、業務アプリ、契約業務、文書管理など関わる既存ツールと連携できるかを確認することが重要です。ここでは、ワークフローシステムで外部連携が重要な理由と、主な連携先、効率化できる業務、自社に必要な外部連携の考え方を解説します。
ワークフローシステムでは、申請、承認、決裁後の処理が複数の部門やツールにまたがるため、外部連携の有無や効果が運用負担に直結します。稟議、経費、契約、各種届出などの申請情報を別システムへ手入力すると、転記ミスや承認状況の確認漏れが起きやすくなります。総務、経理、人事、法務、情報システム部門などが同じ申請情報を参照できる状態にしておくことで、確認や差し戻しの手間を減らしやすくなります。
連携方法としてAPI連携を利用できる場合は、申請内容や承認ステータスの変更を外部システムへ反映しやすくなり、承認後の契約依頼、文書保管、業務アプリへの情報登録までをスムーズにつなげやすくなります。
ワークフローシステムの主な連携先と効率化できる業務
ワークフローシステムの連携先は、申請の入口、社内での共有、承認後の契約・文書管理という業務の流れで見ると整理しやすくなります。自社でどの申請が多いか、決裁後にどのシステムへ情報を渡したいかを基準に確認すると、必要な連携先を絞り込みやすくなります。
業務領域 | 主な連携先 | 効率化できる業務 |
|---|
申請入口・社内ポータル | Googleサイト | 申請フォームや関連ページへの導線整理、社内ポータルからの申請開始 |
社内基盤・グループウェア | Google Workspace、サイボウズ Office、Garoon、desknet’s NEO | 社員情報や社内予定、通知、ポータル運用と申請・承認業務の接続 |
業務アプリ・拡張環境 | kintone | 申請内容と業務アプリの情報を組み合わせた管理、部門別の申請データ活用 |
契約業務 | クラウドサイン | 承認後の契約締結に向けた情報連携、契約依頼や確認作業の効率化 |
文書管理 | SharePoint | 決裁済み書類や関連ファイルの保管、部門間での文書共有 |
連携先の有無だけで判断せず、どの申請情報を連携できるか、承認後の処理に合うか、既存の社内ポータルや文書管理ルールと無理なくつながるかを確認することが重要です。
対象となる連携先：Googleサイト
Googleサイトとの連携は、社内ポータルや業務ページから申請画面へ誘導したい場合に役立ちます。申請書の種類が多い企業では、どこから申請すればよいかが分かりにくくなるため、案内ページや申請導線の整理が運用上の課題になります。比較時は、申請ページへの導線をどのように設計できるか、既存の社内ポータル運用と併用しやすいかを見ておくとよいでしょう。
対象となる連携先：Google Workspace、サイボウズ Office 、Garoon、desknet’s NEO
Google Workspace、サイボウズ Office、Garoon、desknet’s NEOは、社員が日常的に利用する社内基盤やグループウェアと申請・承認業務をつなげたい場合に確認したい連携先です。承認依頼の通知、社内ポータルからの利用、組織情報との関係などが分断されると、承認の見落としや確認の手戻りが発生しやすくなります。自社で利用中のグループウェアとどの範囲で連携できるか、承認者や申請者の運用に合うかを確認することが大切です。
対象となる連携先：kintone
kintoneとの連携は、申請内容を部門別の業務アプリや管理台帳と関連づけたい場合に検討しやすい項目です。たとえば、案件、備品、契約、顧客対応などの情報を別アプリで管理している場合、申請データと関連情報が分かれると確認作業が増えやすくなります。比較時は、ワークフロー側の申請内容とkintone側のアプリで扱う情報をどこまで接続したいかを整理しておくと、候補を絞りやすくなります。
対象となる連携先：クラウドサイン
クラウドサインとの連携は、社内承認後に契約締結へ進む業務が多い企業で役立ちます。稟議や契約申請が承認されても、契約依頼や書類確認を別途手作業で進める場合、担当部門間の確認に時間がかかることがあります。承認済みの情報を契約業務へどうつなげるか、法務や事業部門の確認フローに合うかを見ておきましょう。
対象となる連携先：SharePoint
SharePointとの連携は、決裁済み書類や関連ファイルを部門横断で保管・共有したい場合に確認したい項目です。承認履歴と文書の保管場所が分かれていると、後から証跡や添付資料を探す負担が大きくなります。比較時は、申請書や添付ファイルの保管ルール、閲覧権限、既存の文書管理運用と合うかを確認するとよいでしょう。
自社に必要な外部連携は、利用中のツール名だけでなく、申請前後の業務でどこに手作業が残っているかから考えると整理しやすくなります。申請の入口、承認中の通知や確認、承認後の契約・文書保管のどこを改善したいかを分けることで、重視すべき連携先が明確になります。
改善したい業務 | 重視したい連携先 | 見ておきたいポイント |
|---|
申請先を分かりやすくしたい | Googleサイト | 社内ポータルから申請画面へ誘導しやすいか |
普段使う社内基盤から承認業務を進めたい | Google Workspace、サイボウズ Office、Garoon、desknet’s NEO | 通知、利用導線、組織情報との関係が既存運用に合うか |
部門別の業務データと申請情報をつなげたい | kintone | 申請内容と業務アプリ側の情報をどのように関連づけたいか |
承認後の契約手続きを効率化したい | クラウドサイン | 契約依頼、確認、締結ま での流れに無理がないか |
決裁済み書類を管理しやすくしたい | SharePoint | 添付ファイル、承認済み書類、閲覧権限の管理方法が合うか |
候補を絞った後は、自社で利用中の関連ツール、連携対象となる申請情報や添付ファイルの範囲、通知・共有・ステータス確認の方法、既存の承認ルートや文書管理ルールとの相性を順番に整理し、比較検討に必要な条件を明確にしておきましょう。
