タスク管理ツールのランキング（2025年12月）

タスク管理ツールとは、業務に発生する作業内容・担当者・期限・進捗状況を一元的に管理し、チーム全体で共有できる仕組みです。誰が何をどこまで進めているのかを可視化できるため、業務の抜け漏れや認識違いを防ぎやすくなります。ここからは、タスク管理ツールの基本的な考え方や、従来の管理方法との違いを整理しながら解説します。

タスク管理ツールの基本定義

タスク管理ツールは、業務上の作業を「タスク」という単位で整理し、進捗や担当を管理するためのツールです。個人のToDo管理とは異なり、チームや組織での利用を前提としている点が大きな特徴です。 その理由は、タスク管理ツールには複数人で情報を共有し、進捗を確認できる機能が備わっているからです。個人向けToDoアプリは自分の作業整理に適していますが、他者の状況までは把握しづらい傾向があります。

例えば、タスク管理ツールでは担当者変更や期限調整の履歴が残り、コメントで背景情報も共有できます。これにより、単なる「やることリスト」を超えた業務管理が可能になります。 業務全体を俯瞰して管理したい場合、タスク管理ツールはToDo管理とは明確に役割が異なる存在だと理解しておきましょう。

Excel・スプレッドシート管理が限界を迎える理由

業務管理にExcelやスプレッドシートを活用している企業は少なくありませんが、事業規模が大きくなるにつれて運用面の限界が顕在化します。更新や共有に手間がかかりやすく、管理コストが増大しやすいためです。手動更新が前提となることから、リアルタイムでの情報反映や通知機能に弱い点も課題といえます。入力漏れが発生すると情報が最新の状態で保たれず、進捗を把握するたびに担当者へ個別確認が必要になるケースも珍しくありません。

タスクの期限が迫っていても自動通知がなく、気づいたときには対応が遅れていたというケースも起こりがちです。 こうした課題を解消するために、更新や通知が自動化されたタスク管理ツールへの移行を検討する企業が増えています。

個人向けと法人向けタスク管理ツールの決定的な違い

タスク管理ツールには個人向けと法人向けがあり、用途によって適したものは異なります。社内導入を前提とするなら法人向けを選ぶ必要があります。法人向けツールには権限管理やセキュリティ対策、管理者機能が備わっているためです。一方で個人向けは手軽さを重視できますが、情報統制や監査には不向きな場合があります。

例えば、法人向けでは部署ごとに閲覧権限を設定したり、退職者のアカウントを一括管理したりできます。業務情報を安全に扱いながら組織全体で使うには、法人向け機能の有無を必ず確認しましょう。

タスク管理ツールは、特定の業務に限らず幅広い場面で使われています。導入効果を判断するには、自社の業務と照らし合わせて活用イメージを持つことが重要です。ここでは、社内導入で多く見られる利用シーンをご紹介します。

プロジェクト管理（進捗・期限・担当者の一元管理）

複数人が関わるプロジェクトでは、タスク管理ツールの効果が特に分かりやすく表れます。各工程をタスクとして整理し、担当者と期限を設定できるためです。 全体像が見えることで、どこに遅れが出ているかを早い段階で把握できます。会議や報告のためだけに進捗を確認する必要も減ります。

開発や制作の工程を細かく分けて登録しておけば、作業が集中している箇所や負荷の偏りにも気づきやすくなります。 プロジェクト全体を俯瞰しながら管理したい場合、タスク管理ツールは有効な選択肢です。

日常業務・定常業務の抜け漏れ防止

毎日・毎月発生する業務ほど、管理が形骸化しやすくなります。慣れによって確認が後回しになることも少なくありません。タスク管理ツールを使えば、定常業務をあらかじめ登録し、対応状況を記録できます。

完了したかどうかが一目で分かるため、確認作業も簡単になります。月次処理やチェック業務など、繰り返し発生する作業を可視化しておくことで、業務品質を安定させやすくなります。 日常業務の管理を仕組み化したい場合にも適しています。

チーム・部署間の情報共有と業務の属人化防止

業務が特定の人に集中すると、引き継ぎや休暇対応が難しくなります。タスク管理ツールは、こうした属人化の解消にも役立ちます。タスクにコメントや資料を残しておけば、対応内容や判断の背景を共有できます。後から確認するメンバーも状況を把握しやすくなります。

実際に、担当者が不在でも他のメンバーが対応できるようになり、業務の停滞を防げたというケースも多く見られます。 チーム全体で業務を支える体制を作るうえで、重要な役割を果たします。

リモートワーク・複数拠点での業務管理

働く場所が分散すると、進捗把握が難しくなりますがタスク管理ツールを使えば、拠点や在宅勤務に関係なく同じ情報を共有できます。 オンライン上で進捗やコメントを確認できるため、都度の確認連絡が減り業務の流れも止まりにくくなります。 リモートワークを前提とした働き方では、タスク管理ツールが業務基盤として欠かせません。

RPAツールの導入を検討する際、費用面に不安を感じる方は少なくありません。料金体系を十分に理解しないまま選定すると、導入後に想定していなかったコストが発生する可能性もあります。そこでここからは、RPAツールの一般的な費用相場と、検討時に押さえておきたいコストの考え方を整理して解説します。

タスク管理ツールの主な料金体系（ユーザー課金／チーム課金／定額制）

タスク管理ツールの料金体系は、大きく三つに分かれます。利用人数に応じて費用が変わるユーザー課金、一定人数まで定額のチーム課金、全社利用向けの定額制です。少人数で使う場合はユーザー課金が選ばれやすく、人数が増えると定額制の方が管理しやすくなる傾向があります。自社の利用規模や将来の増員を想定し、どの体系が合うかを考えることが大切です。

無料プランでできること、できないこと

多くのタスク管理ツールは無料で使えるプランを提供しており、導入前の操作感や基本機能の確認に役立ちます。無料版でもタスク登録や担当者設定、簡単な進捗管理は可能ですが、利用人数の制限や保存データの上限、権限管理などビジネス利用で必要になる機能が制限されることが一般的です。

実際、無料版だけでチーム全体の運用を賄うには物足りない場面も多いので、業務利用を前提とするなら有料プランへの移行も視野に入れて検討してください。

有料プランの一般的な価格帯（1ユーザー月額数百円〜数千円が主流）

有料プランの料金相場は、1ユーザーあたり月額で見ると概ね500円から3,000円程度の範囲で提供されるケースが多く見られます。これは機能の豊富さやサポート体制、外部連携の有無などに応じて幅があります。

基本的なタスク管理機能を中心に使うのであれば比較的低価格帯のプランでも十分ですが、ガントチャートや高度なレポート機能、権限細分化などが必要なら少し上位の料金設定になることも珍しくありません。予算だけでなく、必要な機能とのバランスでプランを選ぶことが大切です。

初期費用・最低利用人数・契約期間の有無で注意すべき点

月額費用だけを見ると見落としがちなポイントが、初期費用や最低利用人数、契約期間の縛りです。最近では初期費用が無料のツールも増えていますが、企業向けの大規模プランでは設定されるケースもあります。また、最低利用人数が設定されていると、数名での試用が難しくなることがあります。

さらに、年契約を前提に割引が適用されるプランでは途中解約のペナルティが発生することもあるため、契約条件を細かく確認したうえで導入計画を立てることが重要になります。

費用対効果を考える際に見るべきポイント（削減できる工数・管理コスト）

単純に料金が安いかどうかだけではなく、導入によってどれだけ業務負担が軽くなるかを考えることが費用対効果を判断するうえで欠かせません。タスク管理ツールを活用することで、進捗確認や重複作業の削減、報告作業の手間が減り、結果として人件費の削減や残業時間の抑制につながる可能性があります。

また、正確なタスク情報を共有できることでミスや遅延が減るため、全体の業務品質向上にも寄与します。こうした効果を具体的に想定しながら費用を評価することが大切です。

タスク管理ツールには多くの機能がありますが、社内導入では「実際に使われるかどうか」が重要になります。機能が多くても、現場で活用されなければ意味がありません。ここでは、企業での利用を前提とした場合に、特に重視されやすい代表的な機能を整理します。

タスクの作成・担当者・期限設定機能

タスク管理ツールの基本となるのが、タスクの作成と担当者、期限を設定する機能です。誰が、いつまでに、何を行うのかを明確にできるため、業務の進め方が整理されます。 口頭やメールでの指示では、認識のズレが生じやすく、後から確認する手間も増えがちです。タスクとして登録しておけば、内容や期限をいつでも見返せます。

実際の業務では、複数のタスクを同時に抱えることも珍しくありません。優先度や期限が可視化されることで、対応順を判断しやすくなります。 社内導入では、この基本機能が直感的に使えるかどうかを必ず確認しておきましょう。

進捗ステータス管理

進捗ステータス管理は、タスクの状況を一目で把握するための重要な機能です。未着手、進行中、完了といった状態を切り替えるだけで、全体の進み具合が見えてきます。管理者や上司が個別に確認しなくても、画面を見るだけで状況を把握できる点が大きなメリットです。

業務が遅れているタスクに早めに気づけるため、対策を取りやすくなる点も評価されています。 進捗管理が形骸化しないよう、操作が簡単な仕組みかどうかもチェックポイントになります。

コメント・ファイル共有などのコミュニケーション機能

タスク管理ツールでは、タスクごとにコメントやファイルを紐づけられる機能がよく使われます。業務に関するやり取りをタスク単位で残せるため、情報が散らばりにくくなります。メールやチャットだけでやり取りしていると、後から経緯を追うのが難しくなることがあります。

タスク内にまとめておけば、関係者が状況を把握しやすくなります。資料や参考URLを一緒に管理できる点も便利です。業務の背景や判断理由を共有したい場合、この機能は欠かせません。

ガントチャート・カレンダー表示

ガントチャートやカレンダー表示は、タスクを時間軸で把握するための機能です。複数のタスクやプロジェクトが並行する場合、全体像をつかみやすくなります。特にプロジェクト型の業務では、どの作業がどの期間に行われるのかを視覚的に確認できる点が評価されています。

スケジュールの重なりや余裕の有無にも気づきやすくなり、調整もしやすくなります。すべての業務に必須ではありませんが、進行管理を重視する場合は検討したい機能です。

通知・リマインド機能

通知やリマインド機能は、タスクの対応漏れを防ぐために役立ちます。期限が近づいたタイミングで通知が届くため、確認忘れを減らせます。忙しい業務の中では、タスクを把握していても対応が後回しになることがあります。

自動通知があることで、対応の優先度を意識しやすくなります。 通知方法や頻度を調整できるかどうかも、使いやすさに影響します。 現場でストレスにならない設計かを確認しておくと安心です。

外部ツール（チャット・カレンダー・ストレージ）との連携

タスク管理ツールは、単体で使うよりも他のツールと連携することで効果が高まります。チャットやカレンダー、クラウドストレージとの連携が代表例です。例えば、チャット上でタスク更新の通知を受け取ったり、カレンダーに期限を自動反映させたりできます。

普段使っているツールと連携できれば、タスク管理のために別画面を開く手間も減ります。 既存の業務環境と相性が良いかどうかは、選定時に確認しておきたいポイントです。

タスク管理ツールは種類が多く、機能や価格だけで選ぶとミスマッチが起きやすくなります。社内導入では「自社で無理なく使い続けられるか」という視点が欠かせません。ここでは、導入後に後悔しないために押さえておきたい選定ポイントをご紹介します。

自社の業務規模・チーム人数に合っているか

タスク管理ツールは、利用人数や業務規模によって向き不向きがあります。少人数向けに設計されたツールを大人数で使うと、管理が煩雑になることがあります。反対に、機能が豊富すぎるツールは、小規模チームでは使いこなせず負担になる場合もあります。

現在の人数だけでなく、今後の増員や部署拡大を見据えて選ぶことが大切です。将来的にスケールできる設計かどうかも、あわせて確認しておくと安心です。

ITリテラシーが高くなくても使いこなせるUIか

社内導入では、ITに詳しくないメンバーも使う前提で考える必要があります。操作が複雑だと、入力されなくなり形だけの運用になりがちです。画面が直感的で、基本操作を迷わず行えるかは重要な判断材料になります。

試用期間中に、説明なしでも操作できるかを確認すると実態が見えやすくなります。現場で自然に使われるかどうかを意識して選びましょう。

必要な機能が過不足なく揃っているか

多機能なツールほど魅力的に見えますが、使わない機能が多いと管理が煩雑になります。 まずは、自社の業務で本当に必要な機能を洗い出すことが大切です。進捗管理が中心なのか、プロジェクト管理まで行いたいのかによって選ぶべきツールは変わります。必要最低限を押さえたうえで、将来的に拡張できるかを確認する視点も有効です。

セキュリティ・権限管理・管理者機能は十分か

業務情報を扱う以上、セキュリティ面は見逃せません。 閲覧権限の設定や、管理者による利用状況の把握ができるかを確認しておきましょう。部署ごとに見せる情報を制御できると、情報管理がしやすくなります。 社内規定や情報管理ポリシーに合致しているかも大切な判断ポイントです。

将来的なチーム拡大・業務拡張に対応できるか

導入時点では問題なくても、業務が広がると不足が出てくることがあります。プロジェクト数の増加や、複数部署での利用を想定した設計かを確認しておくと安心です。後からツールを切り替えるのは手間がかかるため、拡張性は重要な視点になります。 長く使う前提で選ぶ意識を持ちましょう。

サポート体制・日本語対応の有無

運用中のトラブルや不明点に対応してもらえるかも重要です。日本語でのサポートが受けられるか、問い合わせ手段が用意されているかを確認しましょう。特に社内展開初期は、設定や使い方の相談が発生しやすくなります。サポート体制が整っているツールは、導入後の不安を減らせます。

タスク管理ツールを導入することで、業務が整理されるだけでなく、情報共有や意思決定のスピードも大きく変わります。進捗確認や報告にかかる手間が減り、「今、何をすべきか」が可視化されるため、判断に迷う場面も少なくなるでしょう。ここからは、タスク管理ツールを社内に導入することで得られるメリットをご紹介します。

タスクの抜け漏れ・進捗遅延を防げる

業務の中で起こりやすい課題の一つが、タスクの抜け漏れや進捗の遅れです。口頭やメールだけで管理していると、情報が分散し、状況を正確に把握しづらくなります。

タスク管理ツールを使えば、作業内容・担当者・期限が一元化されます。誰が見ても同じ情報を確認できるため、認識のズレが起こりにくくなります。進捗状況も一覧で把握でき、対応が遅れている業務に早めに気づけます。こうした仕組みがあることで、確認や催促のやり取りが減り、業務が滞るリスクを抑えやすくなります。結果として、安定した業務運用につながります。

業務の優先順位が明確になり、生産性が向上する

業務が増えてくると、どの作業を優先すべきか判断しにくくなりがちです。緊急度や重要度が整理されていない状態では、着手順を決めるだけでも時間を取られてしまいます。

タスク管理ツールを活用すれば、期限や進捗状況を一覧で把握できるようになります。今すぐ対応が必要なタスクが可視化されるため、優先順位を判断するための情報が自然と揃います。結果として迷う時間が減り、次の行動にスムーズに移れるようになるでしょう。

業務の属人化を防ぎ、引き継ぎがスムーズになる

特定の担当者しか業務内容を把握していない状態は、組織運営において大きなリスクになります。急な休暇や異動が発生した際、業務が滞ってしまうケースも少なくありません。

タスク管理ツールを導入すると、進捗状況や対応履歴をチーム内で共有できるようになります。タスクごとに必要な情報が整理されて蓄積されるため、業務の背景や流れを後から確認しやすくなります。担当者が変わっても、状況を把握したうえで対応を引き継げる点が特長です。

管理職・マネージャーの進捗把握にかかる工数を削減できる

管理職やマネージャーにとって、チーム全体の進捗を把握することは欠かせません。しかし、個別に確認したり、報告を待ったりする方法では、時間と手間がかかりやすくなります。タスク管理ツールを活用すれば、チーム全体の業務状況を画面上で一覧できます。誰がどの作業を進めているのかが可視化されるため、都度確認する必要が減ります。

進捗の遅れや対応漏れにも早い段階で気づけるようになります。進捗確認にかかる工数が減ることで、判断や調整といった本来注力すべき業務に時間を使えるようになります。結果として、マネジメント全体の負担軽減にもつながります。

リモートワーク環境でもチームの一体感を保ちやすくなる

リモートワークでは、周囲の業務状況が見えにくくなりがちです。誰が何を担当しているのか分からず、不安や認識のズレが生じることもあります。

タスク管理ツールを使えば、働く場所に関係なく業務状況を共有できます。進捗や担当者が可視化されることで、チーム全体の動きが把握しやすくなります。必要なやり取りもタスクを起点に整理でき、情報の分散を防げます。

タスク管理ツールを検討していると、同じような疑問や不安に直面する担当者は少なくありません。ここからは、社内導入を考える段階でよく挙がる質問を取り上げていきます。比較検討を進める際の整理や判断のヒントとして、ぜひ参考にしてください。

Q.タスク管理ツールとプロジェクト管理ツールの違いは？

両者は混同されがちですが、役割には違いがあります。タスク管理ツールは、日々発生する作業を整理し、進捗や担当を管理することに重きを置いています。一方、プロジェクト管理ツールは、期間や工程、全体計画を含めた管理に強みがあります。

例えば、定常業務や細かな作業管理が中心であれば、タスク管理ツールだけでも十分なケースがあります。反対に、複数工程が絡む長期案件では、プロジェクト全体を俯瞰できる機能が求められます。最近では、両方の要素を備えたツールも増えているため自社の業務がどこまでの管理を必要としているかを基準に考えることが大切です。

Q.無料ツールでも社内利用は可能？

無料プランでも、少人数での試用や操作確認であれば利用できます。タスク登録や簡単な進捗管理など、基本機能は試せる場合が多いため、導入前の検証には向いています。

ただし、人数制限や機能制限が設けられていることが一般的です。権限管理や履歴保存、外部連携など、業務利用で必要になる機能が使えないケースもあります。本格的に社内で使う場合は、無料プランはあくまで検討段階の位置づけと考えるのが現実的です。運用フェーズを想定し、有料プランも含めて判断しましょう。

Q.管理から移行する際の注意点は？

Excelでの管理に慣れている場合、いきなりすべてを移行しようとすると負担が大きくなります。業務量や管理項目が多いほど、混乱が生じやすくなります。

まずは一部の業務やチームから始め、運用に慣れることが重要です。実際に使いながら、登録ルールや管理方法を調整していく方が定着しやすくなります。Excelと同じ感覚で使おうとせず、ツールに合った運用を考えることもポイントです。段階的な移行を前提に進めると、社内への浸透もスムーズになります。

Q.小規模チームでも導入する意味はある？

人数が少ない場合、管理ツールは不要に感じるかもしれません。ただ、業務が増え始めた段階で導入しておくと、その後の負担を抑えやすくなります。タスクが増えるほど、口頭やメモでの管理は限界が見えてきます。

小規模なうちに仕組みを整えておけば、人数が増えても対応しやすくなります。将来的な拡大を見据える意味でも、早めに導入を検討する価値はあります。規模に合ったシンプルなツールを選ぶことがポイントです。