マニュアル作成ツールを安全に利用するには、ログイン時の本人確認、アクセス元の制限、利用端末の管理などのセキュリティ項目を確認することが重要です。ここでは、マニュアル作成ツールでセキュリティ対策が必要な理由と、比較時に確認したい主な項目、自社に必要な要件の考え方を解説します。
マニュアル作成ツールでセキュリティ対策が重要な理由
マニュアル作成ツールでは、業務手順や社内ノウハウを複数部門で共有するため、セキュリティ対策が重要です。作業手順、教育資料、操作マニュアル、画像・動画付きの業務資料などを扱う場合があり、内容によっては社外に公開できない情報や、特定部門だけで管理すべき情報が含まれます。
利用者も、管理部門、情報システム部門、人事・教育担当者、現場責任者、店舗・拠点スタッフなど幅広くなりやすい領域です。社内外のさまざまな環境からアクセスする運用では、アカウントの不正利用、許可されていないネットワークからの閲覧、私物端末や管理外端末からの接続といったリスクが発生する可能性があります。
また、必要な担当者がマニュアルを閲覧できない、または本来閲覧すべきでない情報にアクセスできてしまう状態は、教育、引き継ぎ、現場作業、問い合わせ対応などに影響するおそれがあります。業務運用の観点でも、誰が、どの端末から、どの情報にアクセスできるのかを管理できることが重要です。
対象ページでは、ログイン時の本人確認、アクセス元の制限、利用端末の確認に関する項目を中心に対応状況を確認できます。マニュアル作成ツールは社内情報を広く共有する用途で使われるため、「誰がアクセスするか」「どこからアクセスするか」「どの端末で利用するか」に分けて見ると、自社に必要な対策を整理しやすくなります。
分類 | 主な項目 | 確認できること |
|---|
ログイン時の本人確認 | 二要素認証・二段階認証 | ID・パスワードだけに依存せず、ログイン時の本人確認を強化できるか |
アクセス元の制限 | IPアドレス制限 | 社内ネットワークや許可済み拠点など、特定のアクセス元に利用を制限できるか |
利用端末の管理 | 接続端末のチェック | 管理外の端末や想定外の端末からの利用を抑制できるか |
対応状況が「あり」でも、利用できるプラン、設定できる範囲、管理者側での運用方法はサービスによって異なります。特に、全社展開や複数拠点での利用を想定する場合は、項目名だけでなく、自社の運用ルールに合う制御ができるかまで見ておくと、導入後のギャップを抑えやすくなります。
ログイン時の本人確認は、アカウントの不正利用を防ぐために見ておきたい観点です。
二要素認証・二段階認証は、IDとパスワードに加えて別の確認手段を求める仕組みです。アカウント情報が漏えいした場合でも、第三者によるログインリスクを下げやすくなります。
アクセス元の制限は、許可していないネットワークからの利用を抑えるための判断材料になります。
IPアドレス制限は、あらかじめ許可したネットワークからのみアクセスできるようにする機能です。本社、支社、店舗、工場など、利用場所を限定したい場合の不正アクセス対策として有効です。
利用端末の管理は、社給端末や管理対象端末での利用を前提にする場合に重要です。
接続端末のチェックでは、どの端末からサービスにアクセスしているかを把握・制御できるかを見られます。社給端末での利用を前提にする場合や、私物端末からのアクセスを制限したい場合に重要性が高まります。
マニュアル作成ツールのセキュリティ要件は、自社のマニュアル共有フローや利用環境に合うかで判断することが大切です。対応項目の多さだけでなく、扱うマニュアルの内容、利用者の範囲、社外・拠点外からのアクセス有無を整理し、優先すべき対策を見極めましょう。
自社の状況・利用シーン | 確認すべき観点 | 優先して見たいセキュリティ項目 |
|---|
業務手順や社内ノウハウを全社で共有する | 利用者が増えても本人確認を強化できるか | 二要素認証・二段階認証 |
店舗、工場、支社など複数拠点で利用する | 許可した拠点や社内ネットワークからの利用に制限できるか | IPアドレス制限 |
社外や拠点外から閲覧する可能性がある | 管理外端末からのアクセスを抑えられるか | 接続端末のチェック |
管理部門・情シス・現場部門など複数部門で運用する | アカウントの使い回しや退職者アカウントの残存を防げるか | 二要素認証・二段階認証、接続端末のチェック |
非公開の業務手順や教育資料を扱う | 情報の閲覧範囲やアクセス環境を管理できるか | IPアドレス制限、接続端末のチェック |
マニュアル作成ツールでは、業務手順や教育資料を安全に扱えることに加え、管理者、作成者、閲覧者などの利用者ごとに適切なアクセス環境を整えられるかが重要です。ログイン時の本人確認、アクセス元の制限、利用端末の管理に関する対応範囲はサービスやプランによって異なるため、自社の業務で誰が、どのマニュアルに、どの環境からアクセスするのかを整理したうえで、必要な条件を満たせる候補を比較しましょう。
