シフト管理システムのランキング（2025年12月）

シフト管理システムとは、従業員の希望シフトを集め、調整し、シフト表を作成・共有する一連の業務をデジタル化して一元管理するツールです。Excelや紙運用では、希望シフトの提出状況の確認や集計、過不足の調整、連続勤務や休憩時間などの法令確認を担当者が手作業で行うため、時間と心理的負担がかかります。

シフト管理システムを導入すれば、希望回収の自動リマインドやテンプレート化、必要人数・スキルを反映した半自動〜自動作成、変更時の即時通知まで行えます。クラウド型が主流で、店舗や拠点が離れていても同じデータを見られる点も特徴です。

導入することで、作成時間の短縮と労務リスクの低減を同時に狙えます。また、導入前に自社の課題と運用範囲を整理しておくと、日々の運用まで無理なく改善しやすくなるでしょう。

シフト管理システムは、単にシフト表を作るだけの道具ではありません。希望の収集から調整、確定後の共有、急な変更対応、さらには勤怠や人件費の集計まで、シフト業務の前後をまとめる役割を担います。

例えば、提出漏れが多い職場では希望回収の自動化が効きますし、店舗数が多い企業では拠点横断の配置管理が重要になります。自社が抱える課題が「作成の手間」なのか「現場の連絡負荷」なのかで活用ポイントが変わるので、まず用途を把握しておくと判断しやすくなります。
ここからは代表的な使い方を順番にご紹介します。

希望シフトの収集や調整・リマインド

希望シフトの収集とリマインドは、最も基本で効果が出やすい用途です。従業員がスマホやPCから希望日・時間を入力すると、管理者側で自動集計され、提出状況も一覧で確認できます。期限が近づくと未提出者へプッシュ通知やメールを送れるため、個別連絡の手間が減るでしょう。

たとえばアルバイト比率が高い店舗では、紙の回収漏れや入力ミスが原因で直前修正が発生しがちです。オンライン提出に切り替えるだけで、希望の偏りや必要人数とのギャップが早い段階で見えるようになり、調整の質も上がります。最初にこの流れを整えると、後工程の自動作成や共有も無理なく進められます。

シフトの自動作成と最適化

シフト自動作成と最適化は、管理者の作成負担を大きく減らす中核機能です。必要人数、職種やスキル、休憩・残業上限などの条件を先に登録しておけば、希望シフトと突き合わせて候補表を自動生成できます。

上位製品ではAIが過去の配置や繁閑データを学習し、偏りの少ない割り当てまで提案するタイプもあります。たとえば月末に数十人分を組む現場では、作成時間を30〜70％削減した事例も報告されています。自動作成は“たたき台づくり”として使い、最終調整だけ人が行う運用でも十分効果が出ます。

シフトの共有や変更通知

シフト共有や変更通知に使うと、確定後の連絡コストを抑えられます。作成したシフトはアプリやWebで公開でき、従業員は自分の勤務だけでなく全体表もすぐに確認可能です。

急な欠勤や追加出勤が出た場合も、変更内容がリアルタイムで反映され、関係する人へ自動通知されます。電話や掲示物での周知に比べ、伝達漏れを防ぎやすい点がメリットでしょう。特に多店舗運営では、店長が個別に連絡する時間が減り、現場の混乱も小さくなります。運用ルールと合わせて通知の出し方を決めると、定着しやすくなります。

勤怠や人件費管理との連動

勤怠や人件費管理との連動ができれば、シフトをより有効活用していくことができます。シフトデータを勤怠管理システムや給与ソフトに連携できれば、出退勤実績とのズレが自動で可視化され、月末の転記作業も減ります。

さらに、予定人件費と実績人件費の差分をレポート化する機能があれば、残業の増加や予算超過を早めに察知できます。たとえば繁忙期に人件費が膨らみやすい小売・飲食では、日次で予実を見ながら配置を調整する運用が可能です。既存システムの連携方式（APIやCSV）を確認し、二重入力が起きない設計を目指しましょう。

シフト管理システムはクラウド型が中心で、初期費用を抑えて始められる一方、人数や利用範囲、オプション機能の有無で総額が変わります。安いものを選んでも、必要な機能が別料金だと結果的に高くなることがあります。稟議で具体的な説明できるように、初期・月額・オプションの三つに分けて把握しましょう。
ここからは相場感と、見積もりを見るときの注意点を整理します。

初期費用の相場と内訳の考え方

初期費用は、導入時のアカウント発行や設定サポートにかかる料金で、クラウド型なら無料〜5万円程度が目安です。シフト表テンプレートの作成やデータ移行を自社で行えば無料のまま始められる製品もあります。

一方、勤怠との連携設定や従業員の登録を代行してもらう場合は、別途数万円〜の設定代行費が加わることが一般的です。現場の運用が複雑な企業ほど初期作業が増えるため、見積書の内訳を見て「何をどこまで任せるか」を決めるとよいでしょう。まずはトライアルで作業量を把握し、必要な支援だけ選ぶのがおすすめです。

月額費用の相場と課金体系の違い

月額費用は継続利用のための料金です。最も多いのはユーザー数課金型で、相場は1ユーザーあたり月100〜500円ほど。たとえば50名なら月5,000〜2万5,000円程度となります。従業員数の増減に合わせて費用が変わるため、小〜中規模の店舗で使いやすい方式です。

もう一つが固定料金型で、拠点やプラン単位で月額が一定になります。どちらが合うかは人数規模と変動の大きさで決まるので、現状と将来の人数を想定して試算してみましょう。

無料プランと有料プランの選び分け

無料プランは、まずデジタルでシフト表を作って共有したい小規模組織に向きます。目安として10人前後、1拠点程度までの利用に限定されることが多く、希望回収や簡単なシフト作成までが基本機能です。変更が少なく勤務が比較的固定している職場なら、無料でも十分回るでしょう。ただ、人数が増えたり、急な入れ替えが頻発したりすると、ID上限や通知機能の制限がボトルネックになります。

有料プランでは自動作成、法令チェック、勤怠・給与連携、予実管理などが使えるため、作成工数の削減や人件費の最適化まで狙えます。「現場の手間がどこで発生しているか」を基準に、無料で足りるか試し、足りない部分だけ有料で補う判断が現実的です。

シフト管理システムは製品ごとに差があるものの、上位サービスに共通する基本機能を押さえておくと比較がスムーズです。システム導入の検討で特に重要な機能は以下の通りです。

• シフト希望の提出／回収と未提出者への自動リマインド
•  条件（必要人数、スキル、休憩など）を反映した自動作成と最適化
• 欠勤や交換時のシフト調整、ヘルプ募集と承認フロー
• 連続勤務や法定時間超過を検知するアラート／法令チェック
• 勤怠・給与・POSなど外部システムとの連携
• 多店舗・複数拠点の一括管理と権限設定

これらの機能が揃うと、シフトの調整から決定、変更、実績との突合までが一本化され、手作業の転記や連絡が大幅に減ります。特に自動作成と法令チェックは作成品質を保ちやすく、担当者の負担軽減に直結します。まず自社の課題が「回収漏れ」「作成時間」「変更対応」「人件費管理」のどこにあるか整理し、必要機能を優先度順に選ぶと失敗しにくいでしょう。

シフト管理システムの導入効果をきちんと出すには、機能の多さではなく「自社の運用に合うか」で選ぶことが大切です。シフト業務は業種や勤務形態で複雑さが違うため、合わないツールだと現場が使わず形骸化しやすくなります。比較の前に課題と要件を整理し、試算と検証を重ねて判断しましょう。
ここからは確認しておきたい観点を紹介します。

自社の業種や勤務形態に合うか

最初に重視したいのは、自社の業種や勤務形態に無理なく対応できるかどうかです。シフトの複雑さは業界で大きく違い、飲食・小売のように短時間勤務と急な変更が多い現場と、医療・介護のように夜勤、資格、連続勤務制限が絡む現場では必要な条件設定が変わります。

ツールが自社ルールを再現できないと、結局手作業で補うことになり効果が薄れがちです。デモや無料トライアルで、希望の集め方、組み方、例外対応まで一連の流れを試し、現場の実態にフィットするか確かめておきましょう。

シフト作成の自動化レベルを見極める

自動化の深さは製品によって差があるため、必要なレベルを見極めることが欠かせません。希望回収と共有だけ効率化したいのか、条件を入れて“たたき台”を自動生成したいのか、AIで最適配置まで任せたいのかで、選ぶべきツールは変わります。

現状の作成時間、修正回数、調整に関わる人数を洗い出すと、どこまで自動化すべきかが見えやすくなります。過剰な自動化はコスト増につながることもあるので、まずは負担が集中している工程に効く機能を優先し、段階的に高度化する選び方が現実的です。

従業員側の使いやすさを確認する

運用が定着するかは従業員側の使いやすさで決まります。提出や閲覧が面倒だと利用率が下がり、希望が集まらず担当者が結局手作業で補う状態になりかねません。スマホで直感的に入力できるか、シフトの見方や通知が分かりやすいか、ログインや操作が複雑すぎないかをチェックしましょう。

特にアルバイトやパートが多い職場では、年齢層やITリテラシーが幅広くなるため、画面の分かりやすさや入力導線が重要です。試用時には現場代表にも触ってもらい、「迷わず使えるか」を率直に評価してもらうと安心です。

勤怠・給与など既存システムと連携できるか

シフト管理の効果を最大化するには、勤怠や給与など既存システムとスムーズに連携できるかを確認する必要があります。連携が弱いと、シフトと実績を別々に管理する二重入力が残り、担当者の負担やミスの温床になります。

API連携が可能か、CSVでの取り込み・出力が現実的か、どこまで自動反映されるのかを事前に把握しましょう。合わせて、連携設定に追加費用が発生するケースもあるため、見積もり内訳と導入工数をセットで確認してください。現状の運用フローを図に起こし、データの受け渡しがどこで発生するか整理しておくと、判断がぶれにくくなります。

コストと費用対効果を判断する

コストは月額だけでなく、初期費用やオプションを含めた総額で比較することが大切です。たとえば自動作成、法令チェック、外部連携などが別料金の場合、安いプランを選んでも必要機能を足すと割高になることがあります。

見積もりを取ったら、削減できる作成時間や連絡工数、配置の精度向上による人件費の改善余地と照らし、回収見込みを試算してみましょう。人数や拠点が増えたときの料金の伸び方も確認すると、将来の負担が読みやすくなります。価格だけで決めず、「どの手間がどれだけ減るか」を数字でイメージして選ぶと納得感が高まります。

サポート体制・導入支援の手厚さを比べる

シフト管理は運用ルールとセットで回るため、サポートや導入支援の手厚さは重要な比較軸です。初期設定の代行範囲、マニュアルや研修の有無、問い合わせ窓口の対応時間と質をチェックしましょう。

特に条件が複雑な現場や多拠点運用では、最初の設計が甘いと後から修正が重なり、現場の不満につながりやすくなります。導入時に、どこまで並走してくれるかを確認し、担当者が一人で抱え込まない体制を作りたいところです。トライアル期間中の質問対応の早さや分かりやすさを見ると、導入後の頼りやすさが判断しやすいでしょう。

セキュリティ・権限管理を確認する

シフトには氏名や勤務実績などの個人情報が含まれるため、セキュリティと権限管理は必須の観点です。通信の暗号化、データ保管場所、バックアップ体制、監査ログ（誰がいつ見たかの記録）の有無を確認しましょう。

加えて、店舗・役職ごとに閲覧や編集範囲を細かく分けられるかも重要です。本部は全体を見たい一方、現場では必要範囲だけに絞りたいケースが多いからです。退職者のアカウント停止や権限変更が簡単にできる設計かも見ておくと、長期運用での不安が減ります。社内の情報管理ルールと照らし、要件を満たすかを丁寧に確かめてください。

拡張性や運用面の変化に耐えられるか

最後に、拡張性と変化への強さを確認しておくと、導入後の後悔を減らせます。事業が伸びて従業員や店舗が増えたとき、同じ画面や権限設計のまま破綻なく管理できるか、プラン変更で柔軟に対応できるかが要点です。

さらに、就業ルールが改定された場合に条件設定を簡単に更新できるか、将来必要になりそうな外部連携を追加しやすいかも見ておきましょう。短期の便利さだけで選ぶと、数年後に運用が合わなくなり乗り換えコストが発生することがあります。中長期の運用シナリオを描き、無理なく成長に付いてくるツールを選ぶのがおすすめです。

シフト管理は、希望回収から作成、共有、変更対応まで工程が多く、手作業だと担当者の負担が積み上がります。ミスや連絡漏れが起こると、現場の混乱や人件費のムダにもつながりがちです。シフト管理システムはこうした課題をまとめて解消でき、作成の効率化と運用品質の両立を目指せます。ここでは代表的な利点を整理します。

シフト作成や調整の工数を削減できる

シフト管理業務の中でも、希望の集計と表作成は時間を食いやすい領域です。シフト管理システムなら希望回収や集計が自動化され、条件設定に沿った配置案まで一気に作れます。たたき台を短時間で作れるため、担当者は細部の調整に集中でき、月末の追い込みも緩和されます。

欠員や過剰配置を減らし人件費を最適化できる

必要人数やスキル条件を可視化したうえで作成できるので、欠員や過剰な配置が起こりにくくなります。実績と照らした予実管理ができる製品なら、繁閑に合わせた人員調整も行いやすいでしょう。配置の精度が上がるほど、人件費のムダを抑える効果が期待できます。

公平で納得感のあるシフト運用につながる

ルールに基づき自動で割り振る仕組みが入ると、特定の人に早番や負荷が偏る状態を避けやすくなります。調整の過程が記録されるため、判断の透明性も高まります。結果として、従業員の不満が減り、協力的なシフト運用を作りやすくなるはずです。

変更連絡のスピードが上がり現場の混乱を防げる

確定シフトの共有や変更通知をリアルタイムで出せるので、伝達の抜け漏れが起こりにくくなります。欠勤時のヘルプ募集もオンラインで完結し、電話連絡の負担が軽くなるでしょう。急な変更が多い職場ほど、連絡スピードの改善が効いてきます。

法令遵守と労務リスク低減に役立つ

連続勤務や休憩不足、残業上限の超過をアラートで検知できるため、作成時点でリスクを潰せます。担当者の経験に頼らずに遵守状況を保てるので、監査やトラブル対応の不安も小さくなります。安全な運用を継続できる点は大きな利点です。

シフト管理システムは便利そうでも、導入前には不安や疑問が出やすいものです。特にExcel運用からの移行や費用対効果、現場定着の可否は多くの担当者が気にします。
ここでは検討段階でよく寄せられる質問をまとめました。自社の状況と照らし合わせながら確認してみてください。

Q.Excel管理からシフト管理システムへ移行する企業が増えている理由は？

手作業の集計や転記の場合、作業に時間がかかり、人的ミスも起きやすいからです。また、人数が増えるほど修正が増え、管理が属人化しがちです。シフト管理システムでの運用を始めることで、シフト希望の回収や作成の負担が減り、共有や変更対応まで一本化できます。

Q.無料のシフト管理ツールでも足りますか？

小規模かつシフト変更が少ない職場であれば、無料ツールで運用が成立するケースはあります。ただし無料プランは、利用人数の上限、通知回数、権限設定、外部連携などに制約が設けられていることが一般的です。まずは無料トライアルで実務に当てはめ、業務上の支障が残る領域のみ有料機能で補完する方針が合理的です。

Q.小規模（1店舗・少人数）でも導入効果はありますか？

小規模の職場でも導入効果は十分に見込めます。人数が少なくても希望回収や調整連絡は発生し、担当者が他業務と兼任している場合には負担が集中しやすいからです。システム化により回収・作成・共有の手間が圧縮されるだけでも、業務の標準化と属人化の抑制につながります。将来的に人員や勤務パターンが増えた際も、同じ運用基盤で対応しやすくなる点は見逃せません。

Q.勤怠管理システムや給与ソフトと連携できますか？

多くのシフト管理システムは勤怠管理や給与ソフトとの連携に対応していますが、連携方式と対象範囲は製品により異なります。API連携が可能か、CSVでの入出力で実務上支障がないか、どのデータが自動連携されるかを事前に確認することが重要です。連携が適切に機能すれば、転記や二重入力が削減され、実績差分の把握や人件費管理まで一気通貫で行いやすくなります。

Q.導入までにかかる期間はどれくらいですか？

クラウド型であれば、最短数日から数週間程度で運用開始できるのが一般的です。ただし、従業員情報の登録、勤務ルールやテンプレートの設定、既存システム連携の有無によって所要期間は変動します。特に多拠点・複雑条件の組織では、初期設計に時間をかけたほうが導入後の手戻りが減ります。トライアル期間中に必要作業を洗い出し、スケジュールと役割分担を明確にしたうえで進めるとスムーズです。

Q.従業員が使いこなせるか不安な場合はどうすればいい？

定着の可否は従業員の操作負荷に直結するため、操作性の高い製品を選ぶことが前提になります。そのうえで、導入初期に説明会や短時間の研修を実施し、入力・確認・変更の基本動作を揃えておくと浸透しやすくなります。管理者側の都合だけで選定すると現場に負担が残るため、試用段階で現場スタッフにも操作してもらい、実務視点のフィードバックを得ることが有効です。サポート窓口やマニュアルの充実度も合わせて確認しておくと、運用の安定性が高まります。

Q.個人情報やシフトデータの安全性は大丈夫ですか？

主要なシフト管理システムは、通信の暗号化、アクセス権限の設定、監査ログの取得など、企業利用を前提としたセキュリティ対策を備えています。ただし、保管場所（国内外のデータセンター）、権限設計の柔軟性、バックアップ体制などは製品ごとに差があります。導入前に自社の情報管理基準やISMS等の要件と照らし、必要条件を満たすかを確認してください。加えて、退職者のアカウント停止や権限変更が容易に行える設計かどうかも、長期運用の観点で重要です。