受発注システムを効果的に活用するには、受注・発注データを会計、請求、販売管理、基幹業務、決済などに関わる既存システムと連携できるかを確認することが重要です。ここでは、受発注システムで外部連携が重要な理由と、主な連携先、効率化できる業務、自社に必要な連携機能の考え方を解説します。
受発注システムの外部連携は、注文情報を会計、販売管理、基幹業務、決済などの周辺業務へつなげ、受注後・発注後の処理を効率化するために重要です。受発注業務では、商品名、数量、単価、取引先、納期、請求・支払に関わる情報を複数部門で扱うため、システム間の連携が弱いと転記作業や確認漏れが発生しやすくなります。
たとえば、受注情報を経理部門が会計処理へ反映したり、販売管理部門が売上・在庫・請求の情報と照合したりする場合、手作業が多いほど処理の遅れや入力ミスにつながります。連携方法としてAPI連携に対応している場合は、注文情報や取引先情報、数量・納期・請求支払に関するデータを周辺システムへ反映しやすくなり、受注後・発注後の転記作業や確認漏れの削減につながります。
受発注システムの連携先は、受発注後の処理をどの業務につなげたいかで整理すると比較しやすくなります。会計処理、販売管理、基幹業務、分析、決済のどこに課題があるかを明確にすると、自社に必要な連携先を判断するのに役立ちます。
業務領域 | 主な連携先 | 効率化できる業務 |
|---|
会計・請求連携 | 会計 システム | 売上・仕入・請求に関わる情報の会計処理 |
販売・基幹業務 | 販売管理ソフト、ERP | 受注・発注情報と販売、在庫、基幹業務データの連携 |
分析・経営管理 | BIツール | 受発注実績、売上傾向、取引状況の可視化 |
決済 | オンライン決済サービス | 注文後の決済処理や入金確認に関わる業務 |
表で候補となる連携先を把握した後は、注文番号、取引先情報、商品情報、金額、ステータスなど、どの情報を受け渡しできるのかを個別に確認しましょう。連携先が同じでも、連携できる項目や更新タイミングによって、削減できる手作業の範囲は変わります。
対象となる連携先：会計システム
会計システムとの連携は、受注・発注後に発生する売上、仕入、請求関連の情報を経理処理へつなげたい場合に役立ちます。経理部門が注文情報を別システムへ手入力している場合、二重入力や金額確認の負担が増えやすいため、連携対象となる項目や反映タイミングを確認しておく必要があります。
対象となる連携先：販売管理ソフト、ERP
販売管理ソフトやERPとの連携は、受発注情報を販売、在庫、仕入、基幹業務のデータとあわせて管理したい企業に向いています。営業・購買・管理部門で同じ注文情報を参照する運用では、どの部門がどの情報を更新し、どのシステムを正とするのかを整理して比較することが重要です。
対象となる連携先：BIツール
BIツールとの連携は、受発注データを集計し、売上傾向、取引先別の状況、商品別の動きなどを把握したい場合に有効です。現場の処理効率だけでなく、管理部門や経営層が受発注実績を分析したい場合は、どのデータを出力・連携できるのかを確認しておくと判断しやすくなります。
対象となる連携先：オンライン決済サービス
オンライン決済サービスとの連携は、注文後の決済処理や入金確認を受発注業務と近い流れで管理したい場合に役立ちます。BtoB取引で注文後の入金確認や 社内共有に時間がかかっている場合は、決済状況をどのように確認できるのか、受発注情報と照らし合わせやすいかを見ておくとよいでしょう。
受発注システムの外部連携は、連携サービス数の多さではなく、自社の受発注フローでどの業務をつなげたいかを基準に選ぶことが重要です。受注・発注後の処理で手作業が多い業務、確認に時間がかかっている部門、既存システムとの情報分断が起きている箇所から優先順位を決めると、必要な連携先を整理しやすくなります。
受発注業務の課題 | 重視したい連携先 | 連携で見直したい業務 |
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注文情報を経理処理へ反映する手間が大きい | 会計システム | 請求・売上・仕入情報の受け渡し |
受発注情報と販売・在庫・基幹業務の情報が分かれている | 販売管理ソフト、ERP | 注文情報と販売・在庫・基幹業務データの連動 |
受発注実績を集計・分析しにくい | BIツール | 売上傾向や取引状況の可視化 |
注文後の決済や入金確認に手間がかかっている | オンライン決済サービス | 決済処理や入金状況の把握 |
候補を絞り込む際は、自社で利用中の会計システム、販売管理ソフト、ERP、BIツール、オンライン決済サービスとの相性を確認し、連携対象となる情報の範囲、更新タイミング、通知・共有・ステータス確認の方法を整理しましょう。そのうえで、現在の受注・発注フローに組み込みやすいサービスから比較を進めると、導入後の運用負荷を見極めやすくなります。
