受発注システムのランキング（2025年12月）

受発注システムは、企業間の発注・受注業務をオンライン化し、取引処理を自動化するための仕組みです。従来の電話やFAXに依存したやり取りでは、入力ミスや確認作業の遅延が生じやすく、担当者の負担が大きくなっていました。受発注システムを導入すると、取引フローを一元管理でき、情報がリアルタイムで共有されます。その結果、業務精度が高まり、取引先とのやり取りもスムーズになります。ここからは仕組みや特徴をご紹介します。

受発注業務をデジタル化し、発注・受注の処理を自動化する仕組み

受発注システムは、紙やメールで行っていた受発注業務をデジタル化し、処理を自動化するためのツールです。システムを介して取引情報を入力することで、担当者が手作業で転記する必要がなくなり、業務の正確性が大きく向上します。例えば、商品名や数量、希望納期などを登録した時点で、双方の担当者に自動通知されるため、確認作業が迅速に進みます。

また、担当者不在時でも情報が共有されるため、業務が滞りにくくなります。こうした仕組みは、取引量が多い企業ほど効果が高く、安定した業務運用につながるでしょう。効率化を進めたい企業は早期の導入を検討してください。

従来の電話・FAX・メール業務が抱える課題をどう解消するのか

従来の受発注業務では、電話やFAXを使ったやり取りが中心で、担当者の記録作業に大きな負担がかかっていました。手書きの注文書は読み間違いが起きやすく、メールでも件名や添付ファイルが混在して探しにくい問題があります。受発注システムを導入すると、これらの課題が大きく改善されます。

すべての取引情報が一元管理され、必要な情報をすぐに検索でき、過去の履歴も容易に辿れます。また、入力項目を定型化することでミスが減り、やり取りの抜け漏れも防げます。取引量が増えるほど従来型の運用は限界が見えやすいため、システム化は非常に効果的です。業務品質を維持したい企業におすすめできます。

受発注システムの基本フロー

受発注システムの基本フローは「発注→承認→配送→請求」という一連の手続きをシステム上で完結させる流れです。まず担当者が発注情報を入力すると、承認者へ自動で通知が届き、内容確認後に発注が確定します。その後、在庫状況が連携されていれば、自動で配送手配へ進む仕組みも一般的です。

配送が完了するとステータスが更新され、請求書発行までを一貫して管理できる場合も多いです。このフローを可視化することで、各工程の遅延が把握しやすくなり、改善ポイントも見つけやすくなります。業務の属人化を防ぎたい企業にとっても大きなメリットがあります。

受発注システムは、業界ごとに異なる業務課題を解消するため、さまざまな用途で活用されています。特に取引量が多い企業では、手作業による管理では限界が生じやすく、システム導入によって業務の正確性やスピードが大きく向上します。ここからは、食品・小売・卸売などの具体的な業界活用例から、BtoB EC用途、在庫管理との連携、取引先との情報共有まで、多角的な活用シーンをご紹介します。用途を理解することで、導入後の効果をイメージしやすくなります。

食品・小売・卸売など、日々の受発注が多い業界での活用例

食品や小売、卸売といった日々の受発注が多い業界では、受発注システムが特に高い効果を発揮します。これらの業界では、取り扱う商品の種類が多く、数量や納期を正確に管理しなければならないため、手作業ではどうしてもミスが発生しやすくなります。受発注システムを導入すると、商品情報や価格データが自動で反映され、担当者の入力負荷が大幅に軽くなります。

さらに、リアルタイムで在庫状況が確認できることで、欠品や過剰在庫のリスクも下がります。取引先の多い企業では、やり取りがスムーズになり、全体の業務効率が向上しやすいでしょう。安定した運用を目指す企業に適した活用方法です。

BtoB ECとしてカタログ・価格表のデジタル化に利用するケース

受発注システムは、BtoB ECの仕組みとしても利用され、カタログや価格表をデジタル化して提供するケースが増えています。従来は紙のカタログを都度更新する必要があり、価格変更があるたびに取引先へ連絡する手間が発生していました。システム導入後は、商品情報や価格条件をオンライン上で即時更新でき、取引先は最新データを参照しながらスムーズに発注できます。

特に、商品ラインナップが多い企業では更新作業の効率化が大きなメリットになります。取引先にとっても利便性が高まり、発注ミスの減少にもつながります。情報の透明性が高まるため、取引関係の改善にも寄与する用途です。

在庫・倉庫管理システムと連携して欠品防止に役立つケース

在庫や倉庫管理システムと連携すると、受発注システムは欠品防止に大きく寄与します。受注や発注の情報がリアルタイムで在庫データに反映され、必要な数量を正確に把握できるため、在庫不足や過剰在庫を未然に防ぎやすくなります。ある商品の在庫が一定数を下回った際に自動で発注が行われる仕組みを設定できる場合もあります。

こうした連携は、物流領域の精度向上にもつながり、納期遅延のリスク軽減にも役立ちます。複数拠点の在庫を管理している企業では、システムによる可視化が大きな助けになるでしょう。需要変動の大きい業界ほど導入効果が期待できます。

取引先とのやり取り履歴を一元管理する用途

受発注システムは、取引先とのコミュニケーション履歴を一元管理する用途としても有効です。メールや電話では情報が分散しがちで、どの担当者がどの取引先とどのようなやり取りをしたかを把握するのが難しくなります。システムを活用すれば、注文履歴や価格調整の経緯、納期変更の連絡などがすべて紐づいて保存され、担当者が変わってもスムーズに引き継げます。

情報の整理が進むことで、取引先からの問い合わせ対応も迅速になり、信頼関係の向上につながりやすい点も特徴です。属人化を防ぎたい企業や、取引先が多い企業にとって非常に価値の高い使い方と言えるでしょう。

受発注システムの費用相場は、クラウド型かオンプレミス型かによって大きく異なります。導入方式によって初期費用の幅が広がるため、事前に一般的な価格帯を把握しておくことが重要です。また、システムは利用量やオプション機能によって金額が変わるため、見積もりを比較する際は総コストで判断する必要があります。ここからは、導入方式ごとの相場と、費用が変動する要因を整理してご紹介します。

クラウド型の費用相場（初期費用：無料〜10万円／月額数千円〜10万円が中心帯）

クラウド型の受発注システムは、比較的低コストで導入しやすいのが特徴です。一般的な相場は、初期費用が無料〜10万円程度、月額は数千円〜10万円前後が中心となります。クラウド型はインフラを自社で用意する必要がなく、登録すればすぐに使い始められる点が魅力です。例えば、小規模な企業であれば初期費用が無料のプランを選び、月額数万円で運用できるケースもあります。

利用アカウント数や取引件数に応じて金額が変動することが多いため、契約前に自社の利用想定を明確にすることが大切です。初めて受発注システムを導入する企業にとって、最も選ばれやすい方式でしょう。

オンプレミス型の費用相場（初期数百万円前後、保守費用が別途）

オンプレミス型の受発注システムは、自社サーバーで運用するため初期費用が高くなる傾向があります。一般的な相場は、数百万円前後が目安で、システムの規模やカスタマイズ内容によってはさらに高額になることもあります。加えて、サーバー保守やソフトウェアのメンテナンス費用が毎年発生します。

高い費用が必要になる理由は、安全性の要求が高い企業や独自フローを反映したい企業が多く、ゼロから構築するケースが多いためです。導入前には、要件定義や設計段階で費用がどこまで膨らむ可能性があるかを確認しておきたいところです。大規模な企業や業界特化の業務を持つ企業に向いた方式です。

利用量（アカウント数・取引件数）や追加機能による費用変動ポイント

受発注システムの費用は、アカウント数や取引件数などの利用量によって大きく変動します。多くのクラウド型サービスでは、ユーザー数が増えるほど月額料金が上がる仕組みが一般的です。また、外部システムとのAPI連携、ワークフロー承認機能、カスタムレポートなどを追加すると、オプション費用が発生する場合があります。

利用量が増える企業は、将来的な取引件数の増加も見据えて料金体系を確認しておくと安心です。機能追加によってコストが拡大しやすい点を理解したうえで、自社に本当に必要な機能だけを選ぶ判断が欠かせません。

相場より金額が高く／低くなるケース（カスタマイズの有無、外部連携など）

受発注システムの費用が相場とかけ離れるケースとして、カスタマイズの有無が大きく影響します。自社専用の機能を追加する場合、開発コストが発生し、料金が高くなりやすい傾向があります。一方、既存の標準機能のみで運用できる企業では、相場より低いコストで導入できることも珍しくありません。

また、基幹システムや在庫管理システムとの外部連携を行う場合、連携設定費用が別途かかることがあります。導入後に思わぬ費用が発生しないよう、見積もり段階で「どこまでが基本料金か」を細かく確認すると安心です。費用差の理由を把握して比較することが、納得感ある選定につながります。

導入前に把握すべき総コスト（TCO）と見積もりのチェック項目

受発注システムを導入する際には、初期費用と月額費用だけでなく、総コスト（TCO）を把握することが重要です。TCOとは、導入から運用までに発生するすべての費用を指し、オプション費、保守費、追加開発費なども含まれます。月額費用は安く見えても、データ容量の追加費用やサポート費用が積み重なるケースがあります。

見積もりを比較する際は、契約期間中に必要な費用を細かく書き出し、条件の違いを整理すると判断しやすくなります。また、将来的に利用規模が増えた場合の料金設定も確認しておくとリスクを抑えられます。費用の全体像を理解することが、後悔のない導入に役立つでしょう。

受発注システムには、業務効率化やミス防止に直結する多様な機能が備わっています。どのシステムを選ぶか迷う担当者にとって、実務でよく使われる機能を理解しておくことは非常に重要です。ここからは、発注・受注処理の自動化や在庫管理との連携、取引先ごとの条件反映など、導入効果を感じやすい代表的な機能をご紹介します。機能を把握することで、自社に必要な要件を整理しやすくなります。

発注・受注の自動処理、ステータスのリアルタイム共有

発注・受注の自動処理機能は、受発注システムの中でも特に利用頻度の高い仕組みです。手作業で行っていた入力や確認を自動化できるため、担当者の工数が大幅に減ります。ステータスのリアルタイム共有では、取引の進捗が即時に反映されるため、社内外での情報共有がスムーズになります。

例えば、承認待ちや発送準備中といった状況が一覧で確認でき、担当者が都度確認の連絡を取る必要がありません。ミスの防止だけでなく、納期調整の判断がしやすくなる点もメリットです。業務全体のスピードを高めたい企業に適した機能と言えるでしょう。

在庫管理・入出庫管理との連携機能

在庫管理や入出庫管理と連携できる機能は、欠品や過剰在庫の防止に大きく役立ちます。受注情報がリアルタイムで在庫データに反映されるため、現場が常に最新の状況を把握できる点が強みです。在庫が規定数を下回るとアラートが出る仕組みや、自動発注につながる機能も活用されます。

複数倉庫で在庫を運用している企業では、拠点別の在庫状況が一覧で確認でき、調整作業が容易になります。物流の最適化を図りたい企業にとって欠かせない機能でしょう。生産量や販売数が変動しやすい業界ほど導入効果が明確になります。

取引先ごとの価格・条件自動反映機能

受発注システムには、取引先ごとに異なる価格や条件を自動で反映できる機能があります。企業ごとに単価や割引率が違う場合、手作業で入力するとミスが起きやすく、管理負担も大きくなります。自動反映機能を使えば、事前に設定した価格表を基に正しい金額が表示され、担当者の確認作業が軽減されます。

特定の取引先には数量割引を適用するなど、細かな条件にも対応できます。こうした仕組みは、誤請求のリスクを抑え、取引先との信頼関係維持にも役立ちます。複数の取引先を抱える企業ほど恩恵が大きい機能です。

スマホ・タブレット対応による現場作業の効率化

スマホやタブレットに対応した受発注システムは、現場での作業効率を高めたい企業に選ばれています。外出先や倉庫内でもシステムへアクセスでき、発注状況の確認や在庫情報の閲覧が素早く行えます。営業担当が訪問先で注文を受けた際、その場で入力して共有できるため、帰社後の転記作業が不要になります。

倉庫スタッフも入出庫の記録をリアルタイムで更新できるため、データが常に最新の状態に保たれます。業務スピードが向上するだけでなく、移動時間の削減にもつながるため、働き方の改善にも寄与する機能です。

請求書・納品書の自動発行や会計ソフト連携

請求書や納品書を自動発行できる機能は、事務作業の負担を大幅に軽減します。受注データをもとに自動で帳票を生成できるため、入力ミスの防止につながり、書類作成にかかる時間も短縮されます。さらに、会計ソフトとの連携機能があるシステムでは、売上データをそのまま会計処理に反映でき、経理業務の効率化が進みます。

月末に大量の請求書を発行する企業では、担当者の残業が減るなど、目に見える成果が出やすいです。書類作成の正確性とスピードを両立させたい企業にとって、非常に有用な機能でしょう。

アクセス権限設定・ログ管理などのセキュリティ機能

アクセス権限設定やログ管理といったセキュリティ機能は、情報管理を徹底したい企業に欠かせない要素です。社員ごとに閲覧・編集できる範囲を設定することで、誤操作や情報漏えいのリスクを抑えられます。ログ管理では、誰がどの情報にアクセスしたかを記録でき、内部統制の強化にもつながります。

承認者だけが発注を確定できる設定にすれば、不正防止に役立ちます。セキュリティ要件が高い業界では必須の機能であり、安心して運用するための基盤となります。安全性を重視する企業ほど、これらの機能を細かく確認しておくとよいでしょう。

受発注システムを選ぶ際は、導入後の運用負荷や自社との相性を慎重に見極める必要があります。システムは多機能であるほど良いわけではなく、自社の業務フローに合った仕組みを選ぶことが効果につながります。ここからは、業務適合度や処理能力、外部システム連携、サポート体制など、導入担当者が特に確認しておくべきポイントをご紹介します。選定基準を理解すれば、比較検討の精度が高まり、失敗を避けやすくなります。

自社の業務フローにどれほどフィットするかを基準にする

受発注システムを選ぶ際に最も重視したいのは、自社の業務フローへの適合度です。現場の運用と合わないシステムを導入すると、かえって業務が煩雑になり、現場の負担が増えることがあります。例えば、社内で複数段階の承認が必要な企業では、ワークフロー機能が柔軟に設定できるシステムが向いています。

逆に、単純な取引が中心であれば、必要最小限の機能を備えた軽量なシステムの方が使いやすいでしょう。現場の声を取り入れながら要件を整理すると、失敗を避けやすくなります。まずは「自社に本当に必要な機能」を明確にしてください。

取引量・取引先数に応じて必要な処理能力を見極める

システムが対応できる処理能力は、後々の運用安定性に大きく影響します。取引量が増える企業では、同時アクセス数や取引件数が多くても快適に動作するかが重要です。例えば、月間数万件以上の受注がある場合、処理速度やサーバー負荷への対応が不十分だと、画面表示が遅くなり業務が滞る危険があります。

また、取引先数が多い場合は、アカウント管理や権限設定が柔軟に行えるかも確認したいところです。将来的な事業拡大を見据え、余裕を持った処理能力を選ぶことで、長期的な運用トラブルを防げます。性能面は見落とされがちですが非常に重要です。

在庫・会計・販売管理との連携可否を確認する

受発注システムを最大限活用するためには、既存の基幹システムとの連携可否を必ず確認したいところです。在庫や会計、販売管理システムと連携できれば、データ入力の重複が減り、情報の整合性が保たれます。受注情報がそのまま在庫引き当てに反映される仕組みがあれば、欠品防止につながり、経理側でも売上計上の手間が減ります。

もし連携に追加費用が発生する場合は、導入前に見積もりを精査すると安心です。システム間をつなぐことで業務全体の効率が向上するため、連携性は重要な選定ポイントとなります。

UIの使いやすさや導入後の運用負荷も必ずチェックする

どれほど機能が豊富でも、使いにくいシステムでは現場に浸透しづらく、運用が定着しないおそれがあります。UI（画面の使いやすさ）は、導入の成功に直結する要素です。例えば、必要な情報にすぐアクセスできる画面構成や、操作が直感的に理解できるデザインがあれば、教育コストも少なく済みます。

また、導入後の運用負荷も軽視できません。マスタ登録や設定変更が担当者自身で行えるかどうかで、運用のしやすさが大きく変わります。システム選定時には、無料トライアルやデモを活用し、実際の使い勝手を確かめることをおすすめします。

サポート体制・稼働実績・セキュリティ基準を比較する

受発注システムは日常業務に直結するため、万が一のトラブル時に安心して相談できるサポート体制が欠かせません。問い合わせ対応のスピードやサポート窓口の種類、専門スタッフの有無などを確認しておくと良いでしょう。また、稼働実績が豊富なサービスは、導入企業の声を反映して改善されていることが多く、安心感があります。

さらに、セキュリティ基準の遵守状況も重要です。例えば、通信の暗号化やアクセス権限設定の仕組みが整っていれば、安全に運用できます。信頼性を担保するためにも、これらの項目は比較検討の必須ポイントです。

導入目的を明確にし、KPIを設定して比較検討する方法

受発注システムの選定では、導入目的を明確にし、達成度を測るKPI（指標）を設定すると判断がしやすくなります。目的が曖昧だと、機能の多さに気を取られ、実務に合わないシステムを選んでしまう可能性があります。「入力作業の削減」「在庫の可視化」「取引先対応のスピード向上」など、改善したい課題を具体的に書き出すと良いでしょう。

そのうえで、各システムがどの程度その目標を支援できるか比較すると、選定の軸がぶれません。導入効果を正しく評価するためにも、目的設定は重要なプロセスです。

受発注システムを導入すると、業務の正確性が高まるだけでなく、作業負荷の軽減や在庫管理の最適化など、企業全体に幅広い効果が生まれます。日々の受発注業務をシステム化することで、ミスの削減や処理スピードの向上が実現し、取引先との関係改善にもつながります。ここからは、定量的な成果と定性的な効果の両面から導入メリットをご紹介します。導入後のイメージを具体的にする参考にしてください。

発注ミス・入力漏れを削減し、業務精度が向上する

受発注システムを導入すると、発注ミスや入力漏れを大幅に減らせます。手作業での入力は、人による判断や書き写しが必要なため、どうしても誤記が発生しがちです。システム化すれば、入力項目が統一され、必要な情報が自動で補完されるため、ミスの可能性が低くなります。

商品名や単価が自動反映される仕組みなら、誤入力による請求トラブルを防げます。確認作業に使っていた時間も短縮できるため、担当者は本来の業務に集中できるようになります。業務の正確性を高めたい企業にとって非常に効果的なメリットです。

人的作業の削減によるコスト圧縮（残業削減・工数削減）

受発注システムは、手作業の削減により大きなコスト圧縮効果をもたらします。入力や確認に割いていた時間が短縮されることで、担当者の残業時間が減り、工数の最適化が進みます。例えば、日次で数百件の注文を処理する企業では、システム導入により1件あたりの処理時間が数十秒短縮され、年間で大幅な業務時間の削減につながります。

人件費の圧縮だけでなく、担当者の負担が軽くなることで離職防止にも役立ちます。運用効率を改善したい企業ほど、メリットを実感しやすい効果と言えるでしょう。

リアルタイム在庫把握により欠品・過剰在庫を防止

リアルタイムで在庫状況を把握できる点は、受発注システム導入の大きな強みです。受注データが自動的に在庫管理側へ反映されることで、欠品や過剰在庫を防ぎやすくなります。在庫数が一定以下になると自動発注が行われる仕組みがある場合、需要が急増しても対応がしやすくなります。

また、複数の倉庫を運用する企業では、拠点ごとの在庫を一覧で確認できるため、在庫移動の判断が迅速に行えます。販売機会の損失を減らしたい企業にとって、非常に価値のあるメリットです。

取引先とのやり取りがスムーズになり関係性向上につながる

受発注システムの導入は、取引先とのコミュニケーション改善にも寄与します。情報がリアルタイムで共有されるため、「聞いていない」「届いていない」といった行き違いが減り、やり取りがスムーズになります。例えば、ステータス更新に合わせて自動通知が届く仕組みなら、担当者同士で確認の連絡を取る必要がありません。

取引履歴や条件変更の記録も残るため、問い合わせ対応が迅速に行える点も評価されています。信頼関係が強まり、長期的な取引の維持にもつながるでしょう。業務品質と関係性の両方を高めたい企業におすすめできます。

業務データが蓄積され、経営判断のスピードが上がる

受発注システムを利用すると、業務データが自動的に蓄積され、経営判断に活用しやすくなります。どの商品がどの時期に売れるのか、どの取引先との取引量が増えているのかといった情報が可視化され、分析が行いやすくなります。過去の受注データを確認すれば、繁忙期に向けた在庫計画を立てやすくなり、需要予測の精度も高まります。

管理者が必要な情報を即座に把握できるため、意思決定のスピードが上がる点もメリットです。データ活用を重視する企業にとって、非常に大きな価値を持つ機能と言えるでしょう。

受発注システムの導入を検討する際、多くの企業が導入期間や既存システムとの連携、セキュリティ対策などに疑問を抱きます。運用を開始するまでの流れが理解できれば、社内調整も進めやすくなります。ここからは、導入担当者が特に気になりやすい質問を取り上げ、具体的なポイントと注意点をまとめました。検討段階で不安を解消し、スムーズな導入につなげるための参考にしてください。

Q.導入までの期間はどれくらい？

受発注システムの導入期間は、導入方式や設定内容によって異なります。クラウド型であれば環境構築が不要なため、早ければ数日、機能設定やデータ移行を含めても1ヶ月程度で運用開始できるケースが多いです。一方、オンプレミス型はサーバー準備やカスタマイズ作業が発生するため、数ヶ月かかる場合があります。

スムーズに導入するためには、事前に必要なデータを整理し、担当者間で作業範囲を明確にしておくことが重要です。期間の目安を理解しておけば、導入計画が立てやすくなります。

Q.既存の販売管理システム・在庫管理システムと連携できる？

多くの受発注システムは、販売管理や在庫管理システムとの連携に対応しています。連携することでデータ入力の二重作業がなくなり、情報の整合性が保ちやすくなります。例えば、受注情報が自動で在庫引き当てに反映される仕組みがあれば、倉庫側の作業も迅速になります。

ただし、連携には追加費用が必要となる場合や、対応できるシステムが限られているケースもあります。導入前には、どの範囲まで連携できるか具体的に確認しておくと安心です。業務効率を高めるためにも、連携の可否は必ずチェックしてください。

Q.取引先にアカウント発行は必要？費用は発生する？

受発注システムを利用する際、取引先にアカウントを発行する必要があるかどうかはシステムによって異なります。取引先アカウントが必要なタイプでは、双方が同じシステム上で情報を共有できるため、やり取りがスムーズになります。

一方、アカウント不要で取引先からは注文フォームだけ利用する方式もあります。費用については、通常は発注側企業が契約し、取引先への追加料金は発生しないケースが一般的です。ただし、利用量に応じて料金が変動する場合もあるため、契約内容を確認しましょう。取引先の負担を減らしたい企業にとって重要なポイントです。

Q.セキュリティはどこまで担保される？

受発注システムのセキュリティは、多くの企業が気にする重要なポイントです。一般的なクラウド型サービスでは、通信の暗号化やアクセス権限管理、ログ監査などが標準で備わっており、安全に利用できる環境が整えられています。また、データセンターの冗長化やバックアップ体制が確保されているサービスも多く、障害時のリスク軽減にも役立ちます。

一方で、社内のセキュリティポリシーによっては追加の確認が必要な場合もあります。導入前には、どのレベルの認証や監査機能が提供されているかチェックするとよいでしょう。

Q.小規模事業者でも導入効果はある？

小規模事業者でも受発注システムの導入効果は十分に期待できます。取引件数が少ない場合でも、入力漏れや確認作業の負担は存在し、システム化することで業務の正確性が高まります。例えば、月数十件の発注でも、ステータス管理や帳票の自動生成ができれば手作業の削減につながります。

クラウド型システムなら初期費用が抑えられるため、小規模企業でも導入しやすい点も魅力です。業務効率の改善や属人化の解消につながるため、規模に関係なく検討する価値があります。

Q.カスタマイズはどこまで可能？

カスタマイズの範囲はシステムによって大きく異なります。多くのクラウド型サービスは標準機能を中心に提供され、必要に応じてオプション設定や軽微なカスタマイズが可能です。一方、オンプレミス型では、自社専用の機能や画面構成を細かく設計できるため、業務フローが複雑な企業でも柔軟に対応できます。

ただし、カスタマイズには追加費用がかかるため、予算とのバランスを見ながら検討することが重要です。自社の運用に適した範囲でどこまで調整できるのか、事前に確認しておくと導入後のギャップを防げます。