経費精算システムのランキング（2025年12月）

経費精算システムとは、従業員が行う交通費や出張費などの申請から、承認・仕訳・払い戻しまでを一元化し自動処理するための仕組みです。紙やExcelで起こりがちな入力ミスや承認遅延を防ぎ、社内の業務効率を高められます。企業の成長に伴い精算件数が増えるほど効果が大きく、内部統制の強化にもつながるため、多くの企業が導入を進めています。ここからは具体的な課題や機能を順に解説します。

従来の紙・Excel運用が抱える課題

紙やExcelで経費精算を進めている企業では、申請から承認、経理処理までに多くの手作業が発生しがちです。入力ミスの確認に時間を取られるだけでなく、承認ルートが属人的になり、書類の紛失や行き違いも起こりやすくなります。例えば、出張が多い部署では領収書の提出が月末に集中し、経理担当者の負荷が急激に高まるケースが少なくありません。

さらに、Excelでは証憑を一元保管できないため検索性が低く、監査対応に余計な時間を費やす企業も見られます。これらは内部統制上のリスクにも直結します。効率化と正確性を求めるなら、紙・Excel運用の限界を理解し、システム化を検討する価値があります。

経費精算システムが解決できる業務範囲（申請・承認・仕訳・払い戻し）

経費精算システムは、申請内容の入力から承認フローの自動化、仕訳データの生成、社員への払い戻しまで一連の業務をカバーします。従業員はスマホで領収書を撮影し、そのまま申請できるため、入力にかかる手間が大幅に減ります。承認者は通知からワンクリックで確認でき、承認の遅延を防ぎやすくなります。

さらに、経理担当者は会計ソフトに連携できる仕訳データをそのまま取り込めるため、転記作業が不要になり、作業時間の削減につながります。払い戻し処理も自動化できるため、月末の作業集中を緩和できます。こうした一元管理により、精算業務の正確性とスピードが大きく向上します。

経費精算システムは、日常的に発生する交通費や出張費の処理から、領収書のデジタル管理、法人カードの連携まで幅広い業務に利用できます。どの業務を自動化したいか明確にすることで、導入すべき機能が見えてきます。用途を理解しておくと、無駄なコストを避けながら自社に必要な範囲を判断しやすくなります。ここからは主な用途を具体的に解説していきます。

交通費・出張費などの日常的な精算業務の効率化

交通費や出張費の精算は、従業員にとって最も身近な業務でありながら、申請書作成や領収書整理に手間がかかる作業でもあります。経費精算システムを導入すると、経路検索機能を使った交通費の自動入力や、出張に伴う費用を一括で申請できるため、申請作成にかかる時間を大きく減らせます。承認側も申請内容を画面上でまとめて確認でき、ミスの指摘や差し戻しを速やかに行えます。

こうした効率化は月末の作業負担を軽くし、部署間でのコミュニケーションコストも抑えてくれます。日常的に発生する経費処理こそ、システム化の効果が最も顕著に現れる領域といえます。

領収書のデジタル保存と電子帳簿保存法への対応

領収書をデジタルで保存できる点は、経費精算システムの大きな価値です。従業員が領収書をスマホで撮影するだけで証憑として登録でき、原本保管の手間を削減できます。また、電子帳簿保存法が求める検索要件やタイムスタンプ付与機能に対応したシステムであれば、監査や税務調査時の確認作業もスムーズです。

紙保存が不要になることで、保管スペースや郵送コストの削減にもつながります。法対応は難しく見えますが、要件を満たすシステムを選べば自然と基準をクリアできるため、安全性と効率性の両方を確保できます。

法人カード・ICカード連携によるデータ自動取り込み

法人カードや交通系ICカードと連携できる経費精算システムでは、利用明細を自動で取り込めるため、従業員の入力作業を大幅に減らせます。カード利用時の金額や日付も自動反映されるため、手入力によるミスを防ぎやすくなります。ICカードの場合は、専用リーダーでタッチするだけで交通費データが取り込めるケースが多く、移動の多い営業職などにとって非常に便利です。

経理側も明細の突合を効率化でき、カード利用の不正や誤入力の早期発見につながります。入力作業と確認作業が同時に軽減されるため、企業全体の処理スピードも向上します。

会計ソフト連携による仕訳作成の自動化

経費精算システムは、会計ソフトと連携することで仕訳データを自動生成でき、経理担当者の負担を大きく軽減します。従来は申請内容を確認しながら科目を判断し、会計ソフトへ手入力していたため、入力間違いや二重登録が起こりやすい状況でした。

連携機能を活用すれば、申請時に選択された科目をもとに正しい仕訳が自動で作成されるため、確認作業中心の運用に切り替えられます。さらに、月次決算のスピードアップにも効果的です。会計処理の正確性を高めたい企業ほど、連携の有無が導入判断の重要な基準になります。

経費精算システムの費用は、クラウド型かオンプレミス型か、また利用人数や必要機能によって大きく変わります。特にクラウド型では、1ユーザーごとの月額料金が一般的で、導入しやすい価格帯が多く見られます。費用構造を理解しておくと、予算超過や想定外の支出を避けやすくなります。ここでは、企業規模ごとの相場感や初期費用の有無、オプション料金が発生しやすい機能についてご紹介します。

クラウド型の月額費用相場（1ユーザー300円～800円前後）

クラウド型の経費精算システムは、多くの企業で採用されており、月額料金は1ユーザーあたり300円～800円前後が一般的です。小規模な企業では最低利用人数が10名以下に設定されているサービスもあり、初期投資を抑えながら導入できます。一方、承認フローの柔軟性や法対応機能が充実したサービスほど、単価が高めになる傾向があります。

利用人数が増えるほど総額も大きくなるため、導入前に想定ユーザー数を明確にすることが重要です。運用開始後に増員するケースも想定し、拡張性の高いプランを選んでおくと安心です。相場を把握しておけば、複数サービスを比較する際の基準にもなります。

初期費用の有無と発生条件（導入支援・設定代行など）

多くのクラウド型システムでは初期費用が無料ですが、導入支援や設定代行を依頼する場合には追加費用が発生することがあります。例えば、承認フローの構築、会計ソフト連携の設定、既存データの移行など、手間のかかる作業をサポートしてもらう場合が対象です。料金は数万円から数十万円まで幅があります。

複雑なワークフローを持つ企業では、初期設定の外注が運用の安定につながるケースも多いため、費用だけで判断せずサポート内容を確認することが大切です。初期費用の有無はサービスによって異なるので、公式情報を必ず確認しながら検討する姿勢が求められます。

オプション費用が発生しやすい機能（ワークフロー・ICカード読み取り等）

経費精算システムでは、標準機能とは別に追加料金が発生するオプションが用意されている場合があります。代表的なものは、交通系ICカードの読み取り機能、複雑な承認ルートを設定できるワークフロー拡張、法人カード明細の自動取得などです。これらは業務効率化に直結する便利な機能ですが、利用するほど費用が積み上がることもあるため、導入前に必要性を見極めることが欠かせません。

社員数や利用頻度によってはオプションなしでも十分運用できるケースもあります。費用対効果を意識しながら、必要な機能だけを選択する姿勢が予算管理の上でも重要です。

中小企業と大企業で異なる費用感

中小企業と大企業では、経費精算システムの費用感に明確な違いがあります。中小企業向けサービスではID単価が比較的低く、最低利用人数も少なめに設定されているため、スモールスタートしやすい点が特徴です。一方、大企業向けサービスは承認フローの高度化やセキュリティ要件が強化されている分、ID単価が高く設定される傾向があります。

また、最低利用ユーザー数が100名以上となるケースもあり、初期導入時の費用が大きくなることがあります。自社の組織規模と運用ルールを考慮し、必要な機能レベルを見極めることが、適切なコスト管理につながります。

経費精算システムには、入力作業を省力化する機能から承認フローを自動化する仕組みまで、多くの企業で評価されている人気機能があります。これらの機能を把握しておくと、導入後の活用イメージが明確になり、自社に必要な要件を整理しやすくなります。ここからは、多くの企業で利用されている代表的な機能を取り上げ、それぞれの特長や利用シーンをご紹介します。

レシート自動読取（OCR）機能で入力作業を削減

レシート自動読取（OCR）機能は、領収書やレシートをスマホで撮影するだけで日付・金額・店舗名などの情報を自動抽出できるため、申請作業を大幅に効率化します。手入力の手間を減らせるため、入力ミスも防ぎやすくなり、精度の高いデータ管理が実現します。出張の多い社員にとっては、移動中に申請を済ませられる利便性も魅力です。

また、経理担当者は不備チェックにかかる時間を短縮でき、全体の処理スピード向上にもつながります。OCRは多くの企業で導入効果が高いとされており、システム選定時の重要な判断材料にもなります。

スマホアプリで外出先から申請できるモバイル対応

モバイル対応は、経費精算の利便性を大きく高める機能のひとつです。専用アプリを利用すれば、外出先でも領収書の撮影から申請まで完結でき、帰社後の作業が少なくなります。特に営業職やフィールドワークが多い従業員にとって、スキマ時間で申請できる利便性は大きなメリットです。

承認者もスマホから確認・承認できるため、承認の滞留を防ぎやすくなります。場所に縛られない運用は、リモートワークとも相性が良く、業務全体の流動性を高めます。申請が遅れにくいため、経理側の月末負荷も緩和されます。

承認フローの自動化と柔軟なルート設定

承認フローの自動化は、経費精算システムの中心機能ともいえる重要なポイントです。申請内容に応じて自動で承認ルートを振り分けられるため、紙やメールでの確認作業に比べて処理スピードが格段に上がります。また、金額や所属部署ごとに細かな承認条件を設定でき、例外ルートにも対応できる柔軟性が魅力です。

承認者の不在時には代理承認を設定できるため、業務停滞のリスクを抑えられます。こうした仕組みが整備されていると内部統制の強化にも役立ち、企業の成長に合わせた運用を続けやすくなります。

会計ソフト・勤怠管理・給与システムとの連携

経費精算システムが会計ソフトや勤怠管理、給与システムと連携できると、運用効率が一段と高まります。会計ソフトとは仕訳データを自動で連携でき、転記作業が不要になります。勤怠管理システムとは、出張申請や交通費支給の整合性を取りやすくなり、給与システムとの連携では、精算金額の給与支給への反映をスムーズに行えます。

複数システム間の手作業を減らすことで、人的ミスの防止につながる点も大きな利点です。自社で既に利用しているツールとの連携可否は、導入前に必ず確認したい重要項目です。

電子帳簿保存法に対応した証憑管理

電子帳簿保存法に対応した証憑管理機能を備えているシステムでは、法が求める検索要件や真実性の確保を満たしながら領収書をデジタル保存できます。従業員がスマホからアップロードした証憑にタイムスタンプを付与し、改ざん防止ができる仕組みが整っているため、紙原本の保管が不要になります。

監査時の証憑検索もスムーズになり、経理担当者の負荷が大幅に軽減されます。電子帳簿保存法の要件は複雑ですが、システム側で基準を満たしていれば運用が簡単になり、法対応の安心感も得られます。

法人カード・交通系ICカード連携

法人カードや交通系ICカードの利用明細を自動取り込みできる機能は、申請作業と確認作業を同時に省力化できる強力な仕組みです。カード利用時の金額や利用店舗、交通費の移動履歴が自動反映されるため、従業員は入力作業の手間をほとんどかけずに申請を完了できます。

経理側も、明細の突合作業を効率化でき、不正使用や誤申請の早期発見につながります。営業職が多い企業や移動の多い業務では特に効果が高く、導入満足度の高い機能として評価されています。

経費精算システムを導入する際は、機能の豊富さだけで判断せず、自社の業務プロセスや法対応状況に合っているかを丁寧に確認することが欠かせません。使い勝手や連携のしやすさ、サポート体制なども長期運用に大きく影響します。選定ポイントを明確にしておくと、比較検討の基準が整い、導入後のミスマッチを防ぎやすくなります。ここからは、導入前に必ず押さえておきたい重要項目を解説していきます。

電子帳簿保存法対応の充実度（検索要件・真実性・可視性の担保）

電子帳簿保存法に対応した運用を目指す場合、システムが検索要件・真実性・可視性の3要件にどこまで準拠しているかを確認することが重要です。検索要件は「日付・金額・取引先」で証憑を探せる仕組み、真実性はタイムスタンプや改ざん防止機能、可視性は証憑をすぐに参照できる状態を指します。

これらが自動的に担保されるシステムであれば、法対応の負荷を大幅に減らせます。要件を満たしていない場合、運用側で手作業が増える可能性があるため注意が必要です。法遵守を最優先する企業ほど、対応状況を詳細に確認しておく必要があります。

申請〜承認フローの柔軟さ（多段階承認・例外ルート設定）

自社の承認ルールにフィットしたフローを構築できるかどうかは、システム選定の重要な判断材料になります。例えば、金額によって承認者を変える多段階承認や、特定部署だけ別ルートを通す例外設定など、柔軟に対応できるかを確認しておくと安心です。承認者が不在の場合に代理承認ができる仕組みがあると、業務停滞を防げます。

フローが固定的なシステムでは運用が窮屈になりやすいため、組織の成長やルール変更に合わせて調整できる柔軟性を重視することをおすすめします。承認フローは業務効率と内部統制の双方に関わるため、慎重に見極めたいポイントです。

スマホアプリの使いやすさとUI

従業員が日常的に利用することを考えると、スマホアプリの使いやすさは運用のしやすさに直結します。画面が見やすく、操作の流れが直感的であれば、申請にかかる時間を短縮でき、利用定着も促しやすくなります。領収書の撮影から申請完了までのステップが少ないアプリは特に好まれます。

さらに、承認者側の操作性も確認しておくと、承認遅延の防止につながります。UIが複雑なサービスは、社員の習熟に時間がかかり、導入後に問い合わせが増える可能性があります。実際の画面をトライアルで確認し、自社の利用者にとって扱いやすいかをしっかりチェックしておくことが大切です。

会計ソフトとの連携方式（API連携・CSV連携）

会計ソフトとの連携方式は、経理業務の効率化を左右する大きな要素です。API連携が可能なシステムであれば、仕訳データを自動的に会計ソフトへ反映でき、転記作業を最小限に抑えられます。一方、CSV連携が中心のサービスでも、正しいフォーマットで出力できれば問題なく運用できますが、毎月の取り込み作業に一定の手間がかかる点は理解しておく必要があります。

自社が利用している会計ソフトに対応しているか、どの連携方式に対応しているかは導入前の必須確認項目です。連携の精度と作業効率のバランスを踏まえて選ぶことが、長期的な運用を安定させる鍵になります。

運用後のサポート体制（チャット・電話・導入支援の有無）

システム導入後のサポート体制は、日常運用の安定に大きく関わります。チャットやメールで迅速に問い合わせできるサービスは、問題発生時の解決が早く安心感があります。電話サポートが用意されているシステムであれば、複雑な設定やトラブルにも対応しやすく、社内にIT担当者が少ない企業でも運用しやすくなります。

また、導入支援や初期設定のサポートが手厚いサービスは、運用開始までの負担を軽減できます。サポート内容はサービスによって差が大きいため、料金だけで比較せず、長期的な運用を見据えて体制を確認することが大切です。

従業員数と使用頻度に合わせたコスト最適化

システムの利用人数や使用頻度は、全体のコストに直結するため、導入前に明確にしておく必要があります。例えば、従業員が多い企業ではユーザー数が増えるほど月額料金が積み上がるため、必要なアカウント数を慎重に見極めることが重要です。また、利用頻度が低い部署は共有アカウントで対応できる場合もあり、無駄なコストを抑える余地があります。

頻度の高い部署には拡張機能を導入し、それ以外は標準機能にとどめるなど、柔軟な組み合わせで費用対効果を高める工夫も可能です。自社の運用実態を可視化し、予算に合わせて最適なプランを選ぶ姿勢が求められます。

セキュリティ基準（ISMS、データ暗号化、ログ管理）

経費精算システムは個人情報や取引情報を扱うため、セキュリティ基準は選定時の必須チェック項目です。ISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）の認証取得や、通信・保存データの暗号化、アクセスログの管理などが整備されているかを確認することで、安全性の高い運用が期待できます。

特にクラウド型は外部サーバーでデータを管理するため、信頼性のある事業者を選ぶことが重要です。システムが提供する監査ログや権限管理機能は、内部統制の強化にも役立ちます。セキュリティ要件は企業によって異なるため、自社の基準に合致しているかを丁寧に確認することが欠かせません。

経費精算システムを導入すると、申請や承認の自動化によって業務負荷を大幅に軽減でき、データの正確性や法対応の強化にもつながります。紙やExcelでの管理に比べ、業務スピードと精度の両方を向上させられる点が特徴です。また、経理部門だけでなく従業員や承認者にもメリットが広がり、組織全体の生産性向上が期待できます。ここからは、導入によって得られる代表的な効果をご紹介します。

入力・承認作業の自動化による業務時間の削減

経費精算システムを導入すると、申請内容の入力や承認作業が自動化されるため、従業員と経理担当者の双方で業務時間を大幅に削減できます。例えば、OCRによる自動入力や申請内容の自動チェック機能を活用すると、従来の手作業に比べて入力の手間が大きく減ります。

承認者もスマホからワンクリックで承認できるため、滞留が起きにくくなり、全体の処理スピードが向上します。月末の業務が集中しがちな企業では、負担軽減の効果が特に大きく感じられるでしょう。自動化を取り入れることで、より付加価値の高い業務に時間を使えるようになります。

人的ミスの防止と精度の高いデータ管理

手作業が多い経費精算では、入力漏れや誤計算などの人的ミスが起こりやすい傾向があります。経費精算システムを導入すれば、金額の自動計算や申請内容の自動チェックにより、ミスの発生を大幅に抑えられます。さらに、法人カードやICカードと連携してデータを自動取り込みできるため、記録の精度も向上します。

経理担当者は確認作業に集中でき、全体の業務品質を高められます。データが統一された形式で保管されるため、後からの検索や分析にも利用しやすくなり、長期的な運用でもメリットが広がります。

電子帳簿保存法対応の実現による監査リスク軽減

電子帳簿保存法に対応したシステムを導入すると、証憑管理が自動化され、監査時のリスク軽減につながります。タイムスタンプ付与や改ざん防止機能が整備されているため、正確なデータを長期間安全に保管できます。また、検索要件を満たす仕組みにより、必要な証憑を即座に確認でき、監査や税務調査の対応がスムーズです。

紙で保管していた場合に起こりがちな紛失リスクも大幅に減ります。法対応を強化したい企業にとって、システム導入は大きな安心材料となるでしょう。法改正への対応もアップデートでカバーできる点が心強いポイントです。

リアルタイムの経費データ可視化による経営判断のスピード向上

経費精算システムでは、申請状況や利用明細がリアルタイムで可視化されるため、経費の動きを即座に把握できます。部署ごとの利用状況や費用の傾向を把握しやすくなり、経営判断の迅速化につながります。Excel管理では集計に時間がかかりますが、システムを使えばデータが自動で蓄積されるため、月次管理やコスト分析も効率的です。

さらに、異常な申請パターンや急激な費用の変化にいち早く気づけるため、不要な支出の抑制や業務改善にも役立ちます。精算データを活用することで、経営に寄与する情報管理が可能になります。

紙・郵送・保管コストの削減

紙の申請書や領収書を使った運用では、印刷費や郵送費、保管スペースにかかるコストが無視できません。経費精算システムを導入すれば、領収書をデジタル保存できるため、紙の使用量を大幅に減らせます。郵送も不要になり、拠点が複数ある企業では特に大きな削減効果が期待できます。

保管スペースも確保する必要がなくなり、オフィスの有効活用にもつながります。紙管理を続けると見えにくいコストが積み重なりがちですが、システム化によって長期的なコスト削減が実現します。環境負荷の軽減という点でもメリットの大きい取り組みです。

経費精算システムの導入を検討する際には、法対応やExcelからの移行、カード連携の仕組みなど、事前に確認しておきたい疑問が多くあります。これらを解消しておくことで、導入後の運用をスムーズに進めやすくなります。この章では、実際の担当者から寄せられることの多い質問を取り上げ、具体的なポイントや注意点をわかりやすくまとめました。導入判断に役立つ基礎知識として、ぜひ参考にしてください。

Q.電子帳簿保存法に対応するには何が必要？

電子帳簿保存法に対応するためには、領収書データを改ざんできない形で保管し、必要な情報をすぐに検索できる状態を整えることが求められます。具体的には、日付・金額・取引先名を基準に検索できる仕組みや、タイムスタンプによる真実性の確保が必須です。経費精算システムでは、これらの要件に合わせて証憑管理を自動化できるため、運用負担を削減できます。

紙原本の保管が不要になるメリットも大きく、監査対応もスムーズになります。システムごとに対応範囲が異なるため、導入前に要件との整合性を確認し、適切な運用を目指すことが大切です。

Q.従来のExcel管理から移行する際の注意点は？

Excel管理から移行する際は、既存データの整理と運用ルールの見直しが重要です。Excelでは担当者ごとにフォーマットが異なるケースが多く、そのままシステムへ移行するとデータ整合性の問題が起きやすくなります。事前に申請項目を統一し、不要な項目を整理するとスムーズです。また、承認ルートや運用フローをシステムに合わせて最適化しておくと、運用開始後の混乱を防げます。

初期設定は手間がかかることもありますが、サポートを活用すれば負担を軽減できます。移行は一度きりの作業だからこそ、丁寧に準備することで長期的な運用の安定につながります。

Q.小規模企業でも導入メリットはある？

小規模企業でも経費精算システムの導入メリットは十分にあります。従業員数が少ない企業ほど、一人あたりの業務負担が大きく、経費処理の効率化が大きな助けになります。たとえば、OCRによる入力削減や承認フローの自動化により、経理担当者が兼務でも運用しやすくなります。

また、クラウド型は低コストで導入でき、最低利用人数が少ないサービスも多いため、小規模組織でも使いやすい環境が整っています。紙管理を続けている場合、保管スペースや確認作業のコストが見えにくく積み重なりがちです。システム化は生産性向上への大きな一歩となるでしょう。

Q.法人カードやICカードと連携するための条件は？

法人カードやICカードと連携するには、システムが対象のカードブランドや交通系ICの仕様に対応している必要があります。法人カードはVISA、Mastercard、JCBなど主要ブランドと連携できるシステムが多いですが、カード会社のオンライン明細サービスとの契約が必要な場合もあります。ICカードの場合は、専用リーダーやアプリを利用してデータを取得する形式が一般的です。

連携によって明細の自動取り込みが可能となり、入力作業の省力化や不正利用の早期発見に役立ちます。導入前に、自社で利用しているカードが対象か必ず確認しておきましょう。

Q.社員がスマホ操作に慣れていなくても運用できる？

スマホ操作が苦手な社員がいる場合でも、シンプルなUIを備えた経費精算システムであれば問題なく利用できます。多くのサービスは直感的に操作できる画面設計を採用しており、領収書の撮影から申請完了までのステップが短く、迷いにくい構造になっています。

導入時には簡単なマニュアルやチュートリアルを用意すれば、短期間で定着しやすくなります。また、PCでも同様に申請できるため、スマホに不安がある社員でも無理なく運用できます。必要に応じて研修を行うことで、利用率を高められるでしょう。

Q.導入後どれくらいで効果が出る？

導入効果が現れる時期は企業によって異なりますが、多くの場合、運用開始から1〜2か月ほどで業務負荷の軽減を実感しやすくなります。申請や承認に必要なステップが減り、入力作業の簡素化によって日々の業務がスムーズになるためです。特に月末・月初の処理が集中する企業では、初月から処理時間が短縮された例もあります。

電子帳簿保存法対応の効果やデータ可視化のメリットは、数か月運用することでさらに大きく感じられます。短期だけでなく長期的な改善につながる点が、システム導入の価値といえます。

Q.無料プランやトライアルは活用すべき？

無料プランやトライアルは、実際の操作感や画面構成を確認するうえで非常に有用です。社内の複数部署で試してみると、使い勝手の違いや運用時の課題を把握しやすく、正式導入の失敗を防げます。特にスマホアプリの操作性や承認フローの設定しやすさは、トライアルで確認する価値が高いポイントです。

ただし、無料プランは機能制限がある場合が多いため、必要機能が揃っているか必ず確認してください。試用期間を有効に使えば、導入後のイメージを明確にし、最適なシステムを選びやすくなります。